Ve skutečnosti však mohou být výdaje na firemní poštu výrazně vyšší, než je nutné.
Správná organizace zásilek, výběr vhodných tarifů a efektivnější zpracování korespondence mohou přinést zajímavé úspory i snížení administrativní zátěže.
Poštovné není jediným nákladem
Při hodnocení nákladů na firemní poštu je důležité zohlednit celý proces.
Vedle samotného poštovného do něj vstupují také náklady na tisk dokumentů, obálky, kompletaci, třídění, označování zásilek a práci zaměstnanců.
Představte si společnost, která každý měsíc rozesílá několik tisíc dopisů. Pokud jejich přípravu zajišťují interní pracovníci, mohou této činnosti věnovat desítky hodin.
Tyto náklady se často skrývají v běžném provozu firmy a nejsou samostatně vyhodnocovány.
Audit poštovních nákladů: První krok k úsporám
Základem optimalizace je analýza současného způsobu odesílání zásilek.
Důležité je zjistit, kolik dopisů společnost pravidelně odesílá, jaké používá formáty, jaká je jejich průměrná hmotnost a jaké služby skutečně potřebuje.
Zároveň je vhodné rozlišit běžnou korespondenci, doporučené zásilky, hromadné rozesílky a marketingové materiály.
Na základě těchto informací lze vyhodnotit, zda jsou současné postupy ekonomicky efektivní.
Správný formát zásilky může ovlivnit cenu
Rozměry a hmotnost zásilky mohou mít významný vliv na výsledné poštovné.
Nevhodně zvolená obálka, zbytečně objemné přílohy nebo nesprávné zařazení zásilky mohou zvyšovat náklady.
U pravidelných hromadných rozesílek proto dává smysl optimalizovat nejen poštovní tarif, ale také samotný způsob přípravy dokumentů.
I relativně malá úspora na jedné zásilce může při tisících odeslaných dopisů představovat významnou částku.
Hromadné rozesílky jako příležitost k optimalizaci
Společnosti, které pravidelně odesílají faktury, výpisy, zákaznická oznámení nebo jiné dokumenty, mohou využít centralizované zpracování korespondence.
Hromadné rozesílky umožňují lépe organizovat tisk, kompletaci, třídění a předávání zásilek k doručení.
Při vhodně nastaveném procesu může dojít ke snížení jednotkových nákladů i omezení administrativy.
Outsourcing firemní pošty: Více času na důležitější práci
Další možností je přenechat zpracování odchozí korespondence specializovanému partnerovi.
Externí poskytovatel může zajistit pravidelný svoz zásilek, jejich třídění, frankování a podání.
Zaměstnanci se tak nemusí zabývat každodenní organizací poštovní agendy a mohou se soustředit na činnosti s vyšší přidanou hodnotou.
Výhodou může být také lepší přehled o objemech a nákladech jednotlivých typů zásilek.
Kolik lze na firemní poště ušetřit?
Výše úspor závisí na konkrétním objemu, struktuře a způsobu odesílání zásilek.
Společnost PostOptimal na svém webu uvádí možnost úspory poštovních nákladů až 25 %. Tato hodnota představuje potenciál optimalizace, nikoli garantovanou úsporu pro každého zákazníka.
Skutečný výsledek je nutné stanovit na základě analýzy současných poštovních procesů.
Efektivnější firemní pošta začíná správným nastavením
Optimalizace poštovních služeb nemusí znamenat zásadní změnu fungování společnosti.
Často postačí analyzovat používané formáty, upravit způsob přípravy zásilek a centralizovat činnosti, které dnes zajišťuje několik zaměstnanců.
PostOptimal nabízí optimalizaci poštovních nákladů, pravidelný svoz odchozí korespondence, hromadné rozesílky i kompletní zpracování firemní pošty.
Chcete zjistit, zda vaše společnost za poštovní služby neplatí zbytečně mnoho? Požádejte nás o nezávaznou konzultaci a analýzu možností úspory.
